Hammaslääkäriaseman asiakaspalvelu ja ajanvaraus tehostui outbound-soittokampanjoilla

Keskisuuri hammaslääkärikeskus kaipasi helpotusta asiakaspalvelun resurssipulaan. Ulkoistettu ajanvaraus vähensi henkilöstön työkuormaa ja paransi ajanvarausastetta.

DialOk:n ulkoistettu ajanvarauspalvelu tehosti kotimaisen hammaslääkäriaseman asiakaspalvelua. Outbound-soittokampanja auttaa aktivoimaan asiakkaita ja täyttämään varauskirjaa kun omat resurssit eivät riitä tai niitä ei ole järkevää lisätä.

Keskisuuren suomalaisen hammaslääkärikeskuksen ongelmana oli asiakaspalvelun resurssipula ja henkilöstön tiuha vaihtuvuus, joka vaikeutti asiakaspalvelun hallintaa. Tiimin aika kului asiakkaiden yhteydenottojen käsittelyyn, eikä yrityksessä pystytty kontaktoimaan vanhoja asiakkaita suunnitelmien mukaisesti. Koska asiakkaisiin ei ehditty olemaan yhteydessä, ei heiltä myöskään saatu riittävästi uusia ajanvarauksia.

DialOk auttoi hammaslääkäriasemaa ajanvarauspalvelun tehostamisessa.

DialOk auttoi hammaslääkäriasemaa ajanvarauspalvelun tehostamisessa. Yrityksen oman asiakaspalvelun avuksi perustettiin ulkoistettu asiakaspalvelutiimi, jonka tehtäväksi asetettiin outbound-ajanvaraussoittojen tekeminen yrityksen olemassa olevalle asiakaskunnalle.

Ulkoistetun asiakaspalvelutiimin tukemana hammaslääkäriaseman oma henkilöstö pääsi keskittymään omaan ydintehtäväänsä. Vanhat asiakkaat saatiin sitoutettua sekä aktivoitua varaamaan uusia hammashoitoaikoja.

Ulkoistettu ajanvarauspalvelu hammaslääkäriasemalle parantaa ajanvarausastetta

Outbound-palvelu räätälöidään aina asiakasyrityksen tarpeen mukaan. Se voi tarkoittaa lyhytaikaista tai jatkuvaa soittotyöskentelyä, jossa DialOk:n ulkoistetun asiakaspalvelun työntekijät soittavat yrityksen asiakkaille. Puheluissa voidaan esimerkiksi muistuttaa ajanvarauksista, ehdottaa uutta varausta tai päivittää asiakasrekisterin tietoja. Soittotyöskentely voidaan yhdistää esimerkiksi sähköposti- tai kirjemuistutuksiin, jotka lähetetään ennen puhelinsoittoa.

Tässä tapauksessa palvelun tavoitteeksi asetettiin puhtaasti uusien ajanvarausten hankkiminen aiemmin käyneiltä asiakkailta. Sen lisäksi muistiin kirjattiin muita tietoja, kuten syyt ajanvarauksesta tekemättä jättämiseen tai asiakkaan antama palaute.

Asiakaspalvelijoiden koulutus toteutettiin yhteistyönä hammaslääkärikeskuksen henkilöstön ja DialOk:n esihenkilöiden kanssa. Yhteistyössä toteutettu koulutus varmistaa sen, että asiakasyrityksen brändinmukainen viesti säilyy myös ulkoistetun asiakaspalvelun asiakaskohtaamisissa.

Yhteistyössä toteutettu koulutus varmistaa sen, että asiakasyrityksen brändinmukainen viesti säilyy myös ulkoistetun asiakaspalvelun asiakaskohtaamisissa.

Haluatko tietää, miten outbound-palvelun toteutus etenee? Lue artikkelimme Hammaslääkäri, katsastus, autohuolto… Ulkoistettu ajanvaraus ja muistutukset outbound-soittokampanjalla 

Ulkoistetun ajanvarauksen tiedot suoraan AssisDent -järjestelmään

Asiakasyrityksen näkökulmasta ulkoistettu outbound-palvelu on helppo ratkaisu, sillä ulkoistetun asiakaspalvelun työntekijät sujahtavat saumattomasti osaksi yrityksen omaa asiakaspalvelua. Hammaslääkäriasemien kanssa työskennellessä DialOk:lle on kertynyt rutkasti kokemusta AssisDent-järjestelmän käytöstä, ja sitä käytettiin myös tässä asiakastapauksessa.

DialOk:n ulkoistettu asiakaspalvelija hoitaa asiakaskontaktin kaikki vaiheet mahdollisimman pitkälle. Asiakkaan ja ajanvarauksen tiedot päivitetään suoraan hammaslääkärikeskuksen omaan järjestelmään, jolloin aikaa ja vaivaa säästyy asiakasyrityksen omalta asiakaspalvelulta.

Mikäli varausta ei synny, myös siitä kertyy tärkeää tietoa yritykselle.

Mikäli varausta ei synny, myös siitä kertyy tärkeää tietoa yritykselle. Kontaktien jälkisyyraportointi voidaan suunnitella asiakaskohtaisesti. Asiakaspalvelija voi kirjata muistiin esimerkiksi sen, mitä asiakkaan kanssa keskusteltiin.

Hyvää palautetta nopeasta palvelun aloituksesta

Erityisen hyvää palautetta hammaslääkärikeskus antoi palvelun nopeasta aloituksesta. Tarvemäärittelystä soittoihin päästiin alle kuukaudessa, ja yrityksen oma asiakaspalvelutiimi sai nopeasti kaivattua helpotusta työkuormaansa.

Selkeästi määritelty kampanjan toteutus, tavoitteet ja mittarit sekä asiakaspalvelijoiden koulutus varmistivat onnistuneen lopputuloksen.

Ulkoistetun ajanvarauspalvelun hyödyt pähkinänkuoressa

Asiakkaiden sitouttaminen – Asiakkaiden lähestyminen muistutuksilla sitouttaa asiakkaat palveluntarjoajaan.
Asiakkaiden aktivointi – Moni miettii ajanvarausta, mutta ei muista tehdä sitä. Lähestymällä aktiivisesti asiakkaita varmistat, että he varaavat ajan.
Henkilökohtainen asiakaskokemus – Terveys- ja hyvinvointipalveluissa huolenpito tekee asiakkaaseen vaikutuksen. Aktiivisella kontaktoinnilla vahvistat henkilökohtaista asiakassuhdetta.
Resurssien säästäminen – Oman henkilöstösi aikaa säästyy muuhun työhön, etenkin jos asiakaspalveluhenkilöstö on pieni tai sitä ei ole.
Ammattilainen asialle – Ulkoistettu ajanvarauspalvelu ammattilaisten toimesta varmistaa sen, että kampanja suunnitellaan ja toteutetaan kerralla oikein, eikä aikaa hukata tehottomaan soitteluun.

DialOk auttaa, kun omat asiakaspalveluresurssit eivät riitä

DialOk on kotimainen, Avainlippu-merkitty asiakaspalvelun asiantuntijayritys.

Emme ole puhelinmyyjiä, vaan erikoisalaamme on ensiluokkaisen asiakaskokemuksen tuottaminen asiakaspalvelussa, vaihteenhoidossa ja outboundissa. Yksi erikoistumiskohteemme ovat hammaslääkäriasemat, joiden kanssa työskentelystä meillä on pitkä kokemus.

Lue lisää ulkoistetusta asiakaspalvelusta, vaihteenhoidosta tai outboundista.

Kerromme mielellämme lisää siitä, miten DialOk voisi auttaa tehostamaan sinun yrityksesi asiakaspalvelua.

Ota yhteyttä!