DialOk:n ulkoistettu back office-palvelu on ollut Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin ja sen edeltäjäviraston valinta jo vuodesta 2014. Kausiluonteisten tehtävien ulkoistaminen säästää resursseja muihin töihin. DialOk huolehtii vesikulkuneuvojen rekisteröintihakemusten käsittelystä.
Kuva: Vesa Kippola / Traficom
Traficomilla työskentelevät erityisasiantuntija Reetta Laine ja asiantuntija Sanna Liimatainen ovat olleet mukana DialOk:n ja Traficomin yhteistyössä alusta saakka. Ulkoistamiseen päädyttiin, koska kesäkaudelle painottuvan rekisteröintisuman purkaminen omin voimin veisi hyvin paljon aikaa ja vaivaa. DialOk valikoitui Traficomin sopimuskumppaniksi kilpailutuksen perusteella.
”Ulkoistaminen oli hyvä vaihtoehto, sillä työ on hyvin kausiluonteista. Suurin osa työstä tapahtuu huhti-syyskuun välillä, eikä meillä ole resursseja keskittyä pelkästään tähän tehtävään”, Reetta Laine kertoo.
Rekisteröintihakemusten käsittely back office-palveluna
Traficomilla on sähköinen asiointipalvelu, jossa asiakkaat voivat tehdä vesikulkuneuvojen rekisteröintejä. Rekisteröintien tekeminen järjestelmään on ulkoistettu DialOk:n työntekijöille.
”DialOk:n työntekijät käyvät läpi sähköisesti, kirjeitse ja sähköpostilla lähetettyjä hakemuksia, tarkistavat tietojen oikeellisuuden ja tekevät rekisteröinnit suoraan järjestelmään”, Laine kertoo.
Työ hoituu itsenäisesti, eikä back office-palvelun tilaajan tarvitse kuluttaa jatkuvasti aikaa työn valvomiseen ja opastukseen.
DialOk:n porukka on koulutettu ja erikoistunut rekisteröintien tekemiseen, ja palvelu pyörii sujuvasti.
”DialOk:n porukka on koulutettu ja erikoistunut rekisteröintien tekemiseen, ja palvelu pyörii sujuvasti. Jos vaikeita keissejä tulee vastaan, autamme tarvittaessa.”
Traficom-tiimiin kuuluu kaksi vakituista työntekijää sekä kesätyöntekijöitä, jotka täydentävät rivejä ruuhkasesongin aikaan. Pitkän yhteistyön aikana tiimille on kehittynyt rautainen ammattitaito.
”On mahtavaa huomata, että DialOk:n vastauskeskuksen väki osaa kouluttaa myös kesätyöntekijät todella hyvin. Olemme tukena, mutta yleensä meidän ei tarvitse puuttua kesätyöntekijöiden perehdytykseen millään lailla.”
Vierailu vastauskeskuksessa tiivistää yhteistyötä
Traficomin väki on vieraillut DialOk:n vastauskeskuksessa Turussa useamman kerran. Laine ja Liimatainen kiittelevät vierailuja.
”On aina todella kiva käydä paikan päällä juttelemassa ihmisten kanssa kasvokkain. Se lähentää meitä yhteistyökumppaneina, sillä näemme millaiset ihmiset tätä työtä tekevät ja voimme puhua asioista, joita online-kokouksissa ei välttämättä nousisi esiin.”
Olemme erittäin tyytyväisiä, että yhteistyömme on jatkunut pitkään. DialOk on aivan huippukumppani, jolta löytyy todella ammattitaitoista väkeä.
Back office-ulkoistaminen on ollut Traficomille hyvä valinta.
”Olemme erittäin tyytyväisiä, että yhteistyömme on jatkunut pitkään. DialOk on aivan huippukumppani, jolta löytyy todella ammattitaitoista väkeä.”
Oletko kiinnostunut back office-palveluiden ulkoistamisesta? Lue lisää:
Lue lisää asiakastarinoita
-
”Asiakaskokemus on meille tärkeä arvo” – Oikean Konekaupan asiakastarina
”Ilman muuta suosittelen DialOk:ta”, kertoo Janne Vuorinen Oikeasta Konekaupasta.
-
Outbound-asiakaspalvelun ulkoistuksella säästetään aikaa ja vauhditetaan myyntiä – Synsamin asiakastarina
”Tällä kokemuksella on helppo suositella DialOk:ta”, kertovat Synsamin myyntijohtaja Tero Lahti ja liikepaikkajohtaja Helena Koski-Väänänen.
-
Asiakaspalvelun ylivuoto vapauttaa aikaa syväosaamista vaativiin tehtäviin – Alma Median asiakastarina
Ulkoistettu asiakaspalvelu joustaa ja skaalautuu tarpeiden mukaan erilaisissa liiketoiminnan tilanteissa. Alma Media on luottanut DialOk:hon vuodesta 2017.