Hammaslääkäri, katsastus, autohuolto... Ulkoistettu ajanvaraus ja muistutukset outbound-soittokampanjalla

Miten voit pitää huolen siitä, että asiakkaasi tulevat uudelleen? Muistavatko asiakkaasi palata määräaikaishuoltoon tai varata uuden hammashoitoajan? Haluatko tietää lisää asiakkaistasi tai päivittää asiakastietoja? Haluatko kysyä asiakkailtasi, mitä mieltä he ovat palveluistasi?

Ulkoistettu ajanvaraus outbound-soittokampanjan avulla on mainio tapa aktivoida uusia, nykyisiä tai vanhoja asiakkaita yrityksesi palveluiden pariin. Outbound-soittokampanjoita voidaan käyttää myös tiedon keräämiseen.

Usein outbound-soittoja käytetään muistuttamaan esimerkiksi määräaikaishuollon, katsastuksen, optikolla käynnin ja hammastarkastuksen lähestymisestä tai vaikkapa kesken jääneen fysioterapian tai kuntosalilla käymisen aktivoimiseen.

Asiakkaalle soittaminen luo henkilökohtaisen asiakaskokemuksen, joka kannustaa asiakasta jatkossakin pysymään yrityksesi asiakkaana. Positiivinen palvelukokemus syntyy, kun asiakkaan ei itse tarvitse muistaa varata aikaa esimerkiksi määräaikaiseen hammastarkastukseen, vaan hänelle soitetaan ja tarjotaan mahdollisuus ajan varaamiseen.

DialOk:lla on pitkäaikainen kokemus outbound-toiminnoista eri toimialoilta. Asiakkaamme luottavat meihin kampanjoinnissaan vuodesta toiseen, eikä vähiten siksi, että tulokset ovat olleet erinomaisia ja selkeästi mitattavia.

Mihin outbound-soittokampanjoita voi käyttää?

Ulkoistettu ajanvaraus
Määräaikaisten huoltojen ja tarkistusten muistutukset
Asiakastietojen päivitys asiakasrekisteriin
Asiakastyytyväisyyskyselyt ja muut tutkimukset
Laskujen muistutus ja perintä
Varainhankinta
Asiakashankinta

Tyypillisiä outbound-kampanjoiden käyttäjiä

Hammaslääkäriasemat, optikot, muut hyvinvointipalvelut
Autohuollot ja katsastukset
Yhdistykset ja hyväntekeväisyys
Yritykset, jotka haluavat päivittää asiakasrekisteriä tai tehdä asiakastutkimusta

Miten outbound-kampanjan toteutus etenee

Outbound-soittokampanja toteutetaan yhteistyössä dedikoidun Customer Success Managerin ja oman asiakaspalvelutiimin kanssa.

Hyvä valmistelu takaa onnistuneet soitot. Aluksi määritellään kampanjan tavoitteet ja toteutustavat. Asiakasyrityksellä ei tarvitse olla aiempaa kokemusta outboundista, mutta selkeä käsitys kampanjan tavoitteista varmistaa onnistumisen.

“Kampanjaa aloittaessa tarvitsemme tiedon siitä, mitä sillä halutaan saavuttaa, millaista raportointia toivotaan ja miten kampanjalla saatuja tietoja jatkossa hyödynnetään. Meidän tiimimme tarjoaa tukea kampanjan suunnitteluun, spiikin luomiseen sekä eri skenaarioiden läpi käymiseen. Pohdimme etukäteen mitä puheluiden aikana voi tapahtua, mitä asiakkaat saattavat kysyä ja miten siihen reagoidaan”, kertoo DialOk:n Customer Success Manager Eveliina Santahuhta.

Meidän tiimimme tarjoaa tukea kampanjan suunnitteluun, spiikin luomiseen sekä eri skenaarioiden läpi käymiseen. Pohdimme etukäteen mitä puheluiden aikana voi tapahtua, mitä asiakkaat saattavat kysyä ja miten siihen reagoidaan.

Jotta asiakaspalvelijat osaavat vastata asiakkaiden kysymyksiin, tarvitsemme koulutusta varten selkeän perehdytysmateriaalin yrityksen tuotteisiin ja palveluihin liittyen. DialOk huolehtii asiakaspalvelijoiden koulutuksesta perehdytysmateriaalin avulla.

Kampanja voi olla määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Tyypillisesti asiakkaita tavoitellaan kolme kertaa, ennen kuin kontakti katsotaan loppuun käsitellyksi.

Ulkoistettu ajanvaraus suoraan omaan asiakastietojärjestelmään

Soittokampanjan aikana saadut tiedot ja ajanvaraukset voidaan kirjata niin sovittaessa suoraan asiakasyrityksen omaan asiakastietojärjestelmään.

DialOk:n asiakaspalvelijat käyttävät tottuneesti toimialakohtaisia tietojärjestelmiä. Meille ovat tuttuja niin katsastusasemien Munster, autohuoltojen Automaster sekä hammaslääkäriasemien AssisDent kuin isännöintialan Tampuuri.

Käytännössä mikä tahansa CRM-järjestelmä voidaan yhdistää outbound-soittokampanjaan. Edellytyksenä on se, että asiakasyritys järjestää asiakaspalvelijoillemme riittävät pääsyoikeudet järjestelmään.

Miten outbound-kampanjan tuloksia raportoidaan?

DialOk:n outbound-kampanjoiden raportointi toteutetaan Microsoftin PowerBI:n avulla. Mikäli yritykselläsi on olemassa Office 365 Power BI Pro-lisenssi, saat jatkuvan pääsyn raportointinäkymään, josta voit seurata kampanjaa reaaliaikaisesti. Mikäli yritykselläsi ei ole lisenssiä, saat raportin sähköpostitse PDF-tiedostona.

Raportointia voidaan räätälöidä yrityksen tarpeiden mukaisesti riippuen siitä, millaisia tietoja kampanjan aikana halutaan selvittää. Raportointiin voidaan sisällyttää esimerkiksi vastatut puhelumäärät, saatiinko kontakteihin yhteyttä vai ei, tuotekohtainen myynti, kontaktikohtainen myynti tai asiakkaiden vapaamuotoiset palautteet.

Outbound-kampanjaan voidaan yhdistää myös palvelupolkuja SMS-viestillä tai sähköpostitse. Asiakkaalle voidaan puhelun jälkeen lähettää esimerkiksi tekstiviestivahvistus tai asiakastyytyväisyyskysely.

Kauanko palvelun käyttöönotto kestää?

Yleinen toimitusaika outbound-kampanjan soittojen aloittamiseen on 6 viikkoa sopimuksen allekirjoittamisesta. Kampanjan suunnittelu ja käynnistäminen tehdään tiiviissä yhteistyössä yrityksellenne nimetyn Customer Success Managerin kanssa. Alkusuunnitteluun on varattava riittävästi aikaa onnistuneen kampanjan varmistamiseksi.

Käyttöönottoa varten tarvitsemme yritykseltäsi soitto-ohjeistuksen, perehdytysmateriaalia sekä mahdolliset käyttäjätunnukset, mikäli soittajat täydentävät puheluiden aikana saatuja tietoja teidän järjestelmäänne.

Tutustu Outbound -palveluumme